Cet article est tiré d’un épisode de mon podcast « Réalise tes ambitions (sans te brûler les ailes) » .
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Quand ta vision est claire, que tu travailles avec les bons collaborateurs (freelances ou autres) et que tu as le contrôle sur les data de ton business, tu as de bonnes fondations pour développer ton business.
Maintenant, on va voir comment anticiper les obstacles qui peuvent se dresser sur ton chemin.
Quelles sont les choses à prévoir, les choses sur lesquelles tu devras être vigilant, sur lesquelles tu devras mettre des actions en place pour les contourner, les prévenir ou (mieux) les éradiquer ?
Plus tu affronteras les problèmes en amont, plus tu vas réussir à avancer dans les bonnes conditions. Tu auras toujours un coup d’avance.
Être toujours en train de résoudre des problèmes en mode urgence est extrêmement fatiguant.
Et ce n’est pas ça qui va nous faire gagner du temps, bien au contraire.
Chaque problème non résolu est une épée de Damoclès au-dessus de ta tête.
Et ce n’est pas un sentiment très agréable.
Quand je dis que la structure apporte la liberté, là on est en plein de dedans encore une fois.
Identifier le maximum de problèmes potentiels en amont va permettre de mettre en place les actions préventives et/ou correctives le plus tôt possible et donc libérer du temps et surtout de la charge mentale.
Bien sûr, on ne peut pas tout contrôler et anticiper, mais en consacrant du temps à imaginer ce qui pourrait nous mettre des bâtons dans les roues, on met quand même plus de chance de notre côté pour que tout se passe bien.
Alors concrètement comment on s’y prend ?
Étape 1 : Dresser la liste des problèmes et enjeux existants et potentiels
On va commencer par faire le bilan des problèmes et des enjeux qui existent déjà et ajouter ceux qui pourraient arriver.
Si tu travailles avec une équipe, il faut que les membres de ta team soit hyper à l’aise pour partager leur ressenti.
C’est une condition indispensable pour que chacun partage :
- ce qu’il entrevoit pour la suite et donc
- donne son avis le plus honnêtement possible et
- soulève des points importants que toi en tant que dirigeant, tu n’auras peut-être pas vu parce que tu ne t’occupes pas de telle ou telle tâches, pôle etc.
Il est important d’encourager tout le monde à s’exprimer pour instaurer un climat de confiance et d’ouverture.
En tant que dirigeant, tu peux donner l’exemple en admettant ouvertement tes erreurs, tes problèmes et montrer comment tu fais pour les résoudre et faire en sorte que les situations désagréables rencontrées ne se reproduisent pas.
C’est la philosophie du “Show don’t tell” : si tu veux que quelqu’un fasse quelque chose, alors montre-lui l’exemple.
Tout le monde fait des erreurs, l’important est d’en prendre la responsabilité et de trouver une solution pour rectifier le tir et faire en sorte de mettre en place des choses pour que cela ne se reproduise plus.
Tout le monde apprend de ses erreurs.
Ça peut paraitre bête, mais je pense que c’est toujours bon de le rappeler.
Mettre son égo de côté et avancer.
3 types de liste de problèmes (enjeux) à dresser dans ton business
- La liste des enjeux liés à ta MVV (V/TO) = Liste de tous les enjeux identifiés pour l’année en cours.
C’est-à-dire tout ce qui concerne des enjeux au-delà des prochains 90 jours.
Ce sont ceux qui seront soulevés lors du prochain meeting trimestriel (lorsqu’on préparera le prochain plan de 90 jours). Ils sont importants, mais pas vitaux pour le plan de 90 jours en cours.
On les garde sous le coude pour les inclure dans les prochains plans.
Exemples :- idées de produits, presta, offres etc.
- besoins en logiciels, formations (une sorte de “wishlist”)
- besoin en trésorerie à venir
- refonte du site etc.
- La liste des enjeux pour la réunion hebdo de direction = plan de 90 jours stratégique
Là, on rentre dans la liste des enjeux en cours de discussion lors des réunions hebdo. Ce sont ceux qui font partie du plan de 90 jours. Ils sont priorisés par ordre d’importance à résoudre et à discuter en meeting hebdo. Ils concernent la direction stratégique du business.
Exemples :- un projet en cours qui ne se passe pas comme prévu
- des KPI qui ne sont pas en phase avec les prévisions
- des soucis avec un membre de l’équipe
- des problèmes sur des prestations clients
- des failles dans les systèmes en place
- des procédures non suivies
- La liste des enjeux par pôle de ton business = réunion d’équipe = plan de 90 jours opérationnel
Alors, c’est sûr que pour un business qui n’est pas encore hyper développé, la différence entre le plan de 90 jours stratégique et la liste par pôle de ton business sera ténue.
Mais certains enjeux ne sont pas forcément à discuter en mode réunion de direction, ni même avec toute l’équipe.
Lorsqu’il s’agit de points très précis, liés à un pôle très précis aussi, alors on aura une réunion dédiée à la résolution de ces points-là avec uniquement les personnes concernées.
Cela fera gagner du temps aux autres membres de l’équipe qui ne sont pas concernés.
Idéalement, tu demanderas aux personnes de ton équipe de toujours venir avec (au moins) 2 problèmes, questions, idées qu’il ou elle aimerait adresser et ajouter à la liste.
Pour avoir une démarche proactive, toujours garder à l’esprit le “worst case scenario” qui pourrait se produire, ainsi, on est sûr d’anticiper au maximum et d’avoir l’esprit tranquille en se disant qu’on a fait tout ce qu’on pouvait pour faire en sorte que tout se passe bien.
Étape 2 : Utiliser la méthode de résolution IDR (IDS)
Lorsqu’on veut résoudre des problèmes, on peut se retrouver face à des challenges tels que :
- La peur de parler librement parce qu’on ne veut pas faire de mal ou vexer quelqu’un
- Le manque de focus
- Le manque de discipline
- Le manque de responsabilité, d’implication
- Les problèmes de gestion des égos
En utilisant la méthode IDS (IDR en français – Identifier, Discuter, Résoudre) recommandée par Gino Wickman dans Traction, on a des étapes très précises à suivre.
On va identifier le plus précisément possible la nature du problème soulevé.
On va ensuite en discuter dans le but de résoudre une bonne fois pour toute le problème à la racine.
On commence par prendre la liste des problèmes des 90 jours en cours et on va décider des 3 plus importantes à traiter en premier.
Cette étape de priorisation est importante puisque si on choisit bien les 3 top issues, on va sûrement dégommer au passage d’autres problèmes de la liste (en mode cascade).
Les 3 étapes de la méthode IDR
- Identifier le problème avec précision
Ici, on va analyser précisément quel est le problème pour mieux l’identifier. Il se peut très bien que ce qui est inscrit comme problème, n’est en réalité pas le vrai problème. Et c’est en fait souvent le cas. Quand on prend le temps de réfléchir, on va trouver une cause racine plus profonde.
Le problème soulevé n’est souvent qu’un symptôme du problème, pas le problème racine. C’est ce qu’on appelle une “Root Cause Analysis” (RCA) dans le jargon. Cette étape n’est pas toujours confortable parce que souvent les problèmes sont liés à un manquement humain, donc ça va concerner un ou plusieurs membres de l’équipe (ou toi en tant que dirigeant) qui n’aura pas bien fait son travail. C’est pour ça que la confiance et la bienveillance sont la clé pour passer cette étape en toute transparence et avoir des discussions ouvertes pour ne pas froisser les égos. On n’est pas là pour pointer du doigt, on est là pour avancer tous ensemble et faire tourner la baraque.
C’est l’étape la plus importante, qui prendra sûrement le plus de temps, mais qui fera en sorte que les étapes suivantes soient plus rapides et faciles à réaliser.
En général, on a 3 types de problèmes possibles :- un vrai problème à résoudre,
- une information à communiquer à tout le monde (ou au moins les personnes concernées) pour que tout le monde soit au même niveau de connaissance,
- une idée ou une opportunité sur lesquelles on a besoin de faire des recherches plus approfondies.
- Discuter du problème identifié
Une fois que la nature et la cause du problème sont clairement identifiées, alors cette étape devrait être bien plus rapide.
Là, on va lister toutes les solutions possibles.
Parfois, il n’y en a qu’une qui est évidente et donc ça ira vite.
Il faut faire attention à ce stade à ne pas se disperser et à rester hyper focus sur ce qu’on veut résoudre et ne pas partir dans tous les sens.
Attention donc aux digressions improductives qui font perdre du temps. Il faut rester focus sur le vrai problème et une fois qu’on voit qu’on tourne en rond, on passe. - Résoudre le problème
Ici, en général, on va assigner les différentes actions à ajouter à la to-do liste des personnes qui vont prendre la responsabilité de résoudre le problème.
Une fois que la personne aura fait l’action en question sur sa to-do liste, le problème aura logiquement disparu.
À ce stade, il faut toujours avoir en tête la vision de l’entreprise pour prendre les décisions alignées sur cette vision.
On a vu qu’il y avait 3 types de problèmes possibles, il y a donc 3 types de résolution possible :- Pour un vrai problème, on trouve la ou les actions à réaliser qui vont résoudre le problème.
- Si c’est un problème d’information qui n’était pas bien communiquée, on fait en sorte que tout le monde soit au courant, ce qui aura pour effet de résoudre le problème.
- Si c’est un problème qui demande des recherches ou analyses plus approfondie, on confie la tâche à une personne qui sera responsable de faire les recherches nécessaires, puis on en rediscutera lors du prochain meeting ou à une date ultérieure.
Conclusion
Voilà, je t’ai présenté la méthode IDR – Identifier, Discuter et Résoudre – préconisée par Gino Wickman dans Traction. Cette méthode correspond à l’élément-clé 4 “Les issues”.
C’est une méthode efficace pour t’aider à rester vigilant et à anticiper les problèmes qui peuvent surgir.
En identifiant précisément la nature du problème, en discutant avec les membres de l’équipe, et en trouvant des solutions concrètes pour le régler une bonne fois pour toutes, tu es sûr de faire avancer ton business dans la bonne direction.
Bien sûr, ce n’est pas toujours facile de tout prévoir, mais en dressant une liste des obstacles potentiels, on peut déjà s’enlever une sacrée charge mentale en anticipant un maximum.
La clé pour réussir tes projets est de toujours identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent trop gros pour être résolus facilement.
Si tu as besoin d’aide pour mettre tout ça en place, contacte-moi !
Pour qu’ensemble, on réalise tes ambitions !