Méthode EOS – Comment implémenter ton système d’exploitation entrepreneurial ? (outils et étapes)

Cet article est tiré d’un épisode de mon podcast « Réalise tes ambitions (sans te brûler les ailes) » .

Si tu préfères une version audio, file l’écouter ! 😉

Dans l’article précédent, je t’ai présenté les bases de la méthode EOS, le système d’exploitation d’entreprise, créé par Gino Wickman.

Pour rappel, on a vu les 6 éléments-clés :

• la vision
• le people
• la data
• les process
• les issues
• la traction

et je t’ai donné des exemples et des informations complémentaires.

Aujourd’hui, on va aller encore plus dans le détail.

Je vais te présenter les outils recommandés par Gino pour mettre en place ces éléments-clés.

Je vais aussi t’expliquer l’ordre qu’il recommande pour mettre en place EOS dans un business.

Comment mettre en place la méthode EOS pour une entreprise en ligne ?

Je vais t’expliquer ici quels sont les outils à mettre en place dans ton business pour implémenter la méthode EOS, élément par élément.

Élément-clé 1 – La Vision

Plus l’équipe connait et comprend la vision, plus on met de chances de son côté de l’atteindre.

En focalisant l’énergie de toute l’équipe vers un seul objectif, les résultats seront (normalement) spectaculaires.

L’outil qui est utilisé pour la vision s’appelle le V/TO (ce que je traduirais en français par MVV – Mission, Vision, Valeurs)

• Cet outil permet de simplifier la planification stratégique en distillant la vision en simples points qui vont définir qui nous sommes en tant que business, où l’on va et comment on y va.
• C’est un résumé qui tient sur 2 pages et qui récapitule :
  1. Les valeurs fondamentales = Core values
  2. La mission de cœur = Core focus
  3. La vision à 10 ans = 10-year target
  4. La stratégie marketing = Marketing strategy
  5. Le plan à 3 ans = 3-year picture
  6. Le plan annuel = 1-year plan

Élément-clé 2 – Le People (L’équipe)

Quand tu recrutes, que tu délègues, ton but est d’avoir les bonnes personnes dans les bons rôles.

Ici, on va pouvoir utiliser 2 outils :

• L’outil d’analyse des employés (People Analyzer Tool)
  • Aide à mieux identifier les personnes faites pour les rôles dont l’entreprise a besoin.
  • Permet de simplifier comment recruter, évaluer, récompenser les personnes (et aussi s’en séparer lorsque c’est nécessaire).
• Le “GWC”(Get it, Want it, and have the Capacity to do it)
  • Une recrue doit :
    • comprendre exactement ce qu’on lui demande,
    • vouloir réaliser le job et
    • être capable, c’est-à-dire, avoir les compétences pour réaliser les tâches de la meilleure manière.
  • Il faut que ces 3 facteurs soient réunis pour que l’on puisse dire que la personne est effectivement la bonne recrue pour le rôle en question.

Élément-clé 3 – La Data (Les données chiffrées)

On a souvent tendance à suivre beaucoup trop de métriques.

En réalité, Gino explique que les meilleures leaders comptent sur une poignée de data/métriques pour les aider à gérer leur business.

Ici on va s’appuyer sur :

• La fiche d’évaluation (Scorecard), qui est un rapport hebdo contenant 5 à 15 métriques (high level) qui permettent :
  • De savoir en un coup d’œil ce qui s’est passé dans la semaine.
  • De prédire ce qui peut se passer dans les semaines/mois à venir.
  • D’identifier rapidement quand les choses ne sont plus sur la bonne route.

Élément-clé 4 – Les Processus

C’est souvent, à mon grand désespoir, l’ingrédient le plus négligé des 6 éléments.

Sûrement par manque de connaissance, beaucoup d’entrepreneurs ne comprennent pas forcément la puissance et l’importance d’une documentation claire des processus et des procédures.

Mais lorsque cela est mis en place correctement, ton business gagnera :

• en simplicité,
• en scalabilité,
• en efficacité et
• par conséquent en rentabilité.

Donc pour commencer, on va se demander si :

• On a bien documenté tout ce que l’on fait et comment on veut que cela soit fait,
• Si chaque membre de l’équipe sait quelles procédures il ou elle doit suivre pour les tâches dont il ou elle est responsable,
• Si les membres de l’équipe suivent les mêmes procédures et de manière uniforme.

En suivant ce raisonnement, on va pouvoir :

• identifier, mettre en place et documenter les “core processes”, les processus fondamentaux de ton business,
• et on pourra ainsi créer le livre des process de l’entreprise.

Je précise ici que le but n’est pas de documenter 100% des processus et procédures de ton business. On va identifier les principaux, les plus importants, les plus utilisés et on va se focaliser sur ceux-là.

En gros, on va appliquer la fameuse loi de Pareto du 20-80 : 20% des actions faites qui rapportent 80% des résultats dans l’entreprise.

Élément-clé 5 – Les Issues (Les obstacles)

Les problèmes, les questions, sont les obstacles à affronter pour exécuter la vision.

En prenant le temps de bien se confronter aux problèmes en cours, on gagnera un temps précieux pour la suite.

On va pouvoir utiliser les outils suivants :

• La liste des problèmes(the Issues List)
  • On va lister tous les problèmes à tous les niveaux de l’organisation dès qu’on en prend conscience.
• Le suivi (tracker) de résolution de problèmes
  • Pour éradiquer les problèmes un par un grâce à la méthode IDR (ou IDS en V.O 😉)
    • Identifier,
    • Discuter,
    • Résoudre (Solve).

Élément-clé 6 -La Traction (La Stratégie de croissance)

Comme nous le dit ce bon vieux Gino : « La vision sans la croissance (Traction) n’est qu’une illusion (hallucination). »

Pour grandir, il faut :

• Que tout le monde sache sur quoi il doit se concentrer dans les 90 prochains jours (Les Rocks)
• Que des points hebdo (Meeting pulses) soient mis en place de manière efficace afin de garder le focus et l’alignement et de permettre une bonne communication.

Le site EOS propose un outil gratuit qui permet de savoir où en est ton business :

• L’audit de l’organisation (Organizational check-up) :
  • Il permet d’identifier sur quoi travailler en 1er dans ton business.
  • C’est un audit à faire régulièrement pour voir l’avancement de l’entreprise au fur et à mesure des mois et des années.
  • Il fournit des pistes pour savoir sur quoi focaliser ses efforts pour mieux structurer ton business.

Parce que c’est clairement pas évident de savoir par quoi commencer.

On a une méthode, c’est cool, mais on prend ça par quel bout. 😬

Et bien Gino nous explique tout ça.

Les Étapes à suivre : comment appliquer la méthode EOS à ton business en ligne ?

Étrangement, il ne nous conseille pas de commencer la mise en place de la méthode EOS dans l’ordre cité des éléments-clés.

Voici l’ordre recommandé dans le livre Traction de Gino Wickman.

1 – Accountability Chart = L’organigramme

La Matrice des Responsabilités : Il s’agit d’un outil qui permet de clarifier les responsabilités de chaque membre de l’équipe dans l’entreprise.

La Matrice des Responsabilités aide à déterminer qui est responsable de quoi dans l’entreprise, ce qui permet une meilleure communication et une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe.

Quelle est la meilleure structure pour faire évoluer ton business dans la bonne direction

dans les 6 à 12 prochains mois ?

On commence par là car cela permet de prendre un grand pas de recul sur le business et de déterminer la bonne structure pour l’organisation.

On va identifier tous les rôles et les responsabilités et les organiser en département (ou pôle) :

• Le marketing,
• Les ventes,
• La production,
• La livraison,
• Le support client,
• Les RH…

Une fois tous les rôles établis, on peut plus facilement mettre les bonnes personnes au bon endroit (the right people in the right seats).

Évidemment, dans des structures de petites tailles, ces rôles sont remplis par le créateur de la boite et quelques prestataires dans un premier temps.

Voire uniquement le créateur au tout début.

Mais avoir cette vision claire de tous les pans de ton business permettra de :

• Mieux déléguer et
• D’identifier plus facilement ce que tu souhaites déléguer en priorité parce que ce n’est pas ta zone de génie.

Lorsqu’il y a déjà une équipe en place, cela permet aussi de déceler les personnes qui ne sont pas à la bonne place et les problèmes de responsabilités (accountability) qui retiennent l’évolution du business.

Une fois cette exercice complété, on sait exactement qui est responsable de quoi.

La notion de responsabilité est très forte dans EOS.

Le fait d’attribuer des pôles de responsabilités aux bonnes personnes va permettre de mettre en place les autres outils plus facilement et plus efficacement car les personnes se sauront responsables.

Et pour savoir qui mettre à la bonne place, on va utiliser les outils que j’ai cités dans la 1ère partie à savoir :

1. L’analyse des employés (People Analyzer)
2. GWC – get it want it and have the capacity to do it

2 – Rocks = chantiers, priorités

La Réunion de Planification Stratégique est une réunion qui permet de définir les objectifs de l’entreprise à long terme et de planifier les actions nécessaires pour les atteindre.

Cette réunion permet de créer un plan d’action clair et de s’assurer que chaque membre de l’équipe est aligné sur les objectifs de l’entreprise.

Une fois l’organigramme établi, on va déterminer les “rocks” (les chantiers, les priorités) de chaque personne pour les prochains 90 jours.

On met en place les rocks pour que chacun se concentre sur les priorités les plus importantes, le plus rapidement possible et travaille pour les accomplir.

En général, la 1ʳᵉ fois, les rocks ne sont pas forcément bien déterminés et on n’atteint pas l’objectif fixé dans les 90 jours.  Mais à force de pratique, ils seront de mieux en mieux définis et donc mieux atteints.

3 – Meeting Pulse = Point hebdo/trimestriel/annuel

Une fois l’organigramme établi et l’équipe focalisée sur ses rocks respectifs, le 3ᵉ outil à mettre en place est la réunion hebdomadaire.

Il s’agit d’une réunion qui permet de faire le point sur les objectifs de l’entreprise, les problèmes en cours, les indicateurs clés de performance (KPI), etc.

Cette réunion permet de maintenir l’équipe alignée sur les objectifs de l’entreprise et de prendre des décisions éclairées.

Au début, cette nouvelle habitude est difficile à mettre en place.

Gino explique qu’il faut environ 4 à 8 semaines pour s’y habituer et que cela devienne vraiment efficace.

Mais ça va permettre de se focaliser chaque semaine sur ce qui est réellement important pour commencer à régler les problèmes.

Pour cela, il faut bien comprendre comment utiliser l’outil de résolution de problème appelé IDS en anglais que l’on peut traduire par IDR = Identifier, Discuter, Résoudre.

En plus des réunions hebdo, on va mettre en place une réunion trimestrielle et un grand meeting annuel.

Il faut déterminer les jours à l’avance en fonction de la date de clôture de l’exercice (qui est souvent en décembre, mais pas forcément).

4 – Scorecard = Fiche d’évaluation ou tableau de bord

Pour pouvoir déterminer si on avance dans la bonne direction, il faut trouver le meilleur moyen de mesurer les résultats.

Le Tableau de Bord des Indicateurs-Clés permet de suivre les indicateurs-clés de performance de l’entreprise, tels que les ventes, les bénéfices, les coûts, etc.

Il s’agit d’un outil qui permet de surveiller la santé financière de l’entreprise et de prendre des décisions éclairées pour améliorer la performance.

Il faut mettre en place un tableau de bord des indicateurs clés de performances (KPI) en identifiant les bons KPI pour mesurer et clairement identifier qui est responsable de quels KPIs.

Cela aura des effets immédiats sur le business car les personnes se sentiront responsables du succès (ou de l’échec) des résultats.

Cela servira aussi à détecter les futures tendances et opportunités de marché et de développement.

5 – V/TO = Vision long terme (MVV – Mission, Vision, Valeurs)

Une fois les éléments précédents mis en place, on a des fondations solides pour mieux définir sa stratégie et donc exécuter la vision long terme de l’entreprise.

Un des secrets de la méthode EOS est de toujours commencer par mettre en place les fondations et ensuite de construire la vision.

Faire ce travail dans cet ordre rend la construction de la vision plus intense et productive.

Avoir les personnes au bon endroit et impliquées par leur rôle (grâce notamment à des KPIs clairs et assignés) va rendre les discussions sur la vision de l’entreprise plus constructives.

On peut se dire que mettre en place un organigramme et des chantiers avant de connaître la vision est un peu étrange.

Mais en réalité, on sait déjà vers quoi on veut aller quand on commence, on ne commence pas de zéro.

Les questions à se poser ici sont :

1. Core values = quelles sont les valeurs fondamentales de ton business ?
2. Core focus = quelle est sa mission de cœur ?
3. 10 year target = quelle est ta vision à 10 ans pour ton business et pour toi en tant que dirigeant ?
4. Marketing strategy = quelle stratégie marketing dois-tu mettre en place pour atteindre cette vision ?
5. 3 year picture = quel est ton plan à 3 ans pour atteindre ta vision long terme ?
6. 1 year plan = quel plan annuel stratégique vas-tu mettre en place avec ton équipe pour te rapprocher du plan à 3 ans et donc de ta vision long terme ?

6 – 3 steps process documenter = Créer le livre des procédures de l’entreprise en 3 étapes

Une fois les 5 premiers éléments fondamentaux en place, la prochaine étape est de documenter les procédures principales en utilisant cette méthode en 3 étapes.

Pour des entreprises assez grandes, il faut compter environ 6 à 12 mois pour tout bien documenter puis former toutes les personnes.

Évidemment, pour un business de taille plus modeste, cela prendra moins de temps. Cela dit, il faut bien prévoir un chantier de 3 à 6 mois.

Et j’ai même envie de dire que c’est un chantier perpétuel puisqu’une fois documentées, il va aussi falloir faire les mises à jour régulièrement pour que les procédures ne deviennent pas obsolètes et ne soient plus utilisées.

La documentation de procédures en 3 étapes :

• 1 – Auditer :
  • Qu’est-ce que tu fais et comment tu le fais ?
  • Est-ce que c’est documenté ou pas du tout ?
  • Qu’est-ce qui est le plus important à documenter ?
• 2 – Documenter et Valider :
  • Expliquer comment bien documenter une procédure (avoir une procédure qui explique comment créer une procédure 🤓).
  • Donner le temps aux membres de l’équipe de documenter les procédures dont ils sont respectivement responsables.
  • Les faire tester par une autre personne (idéalement quelqu’un qui ne connait pas du tout la marche à suivre) pour s’assurer que la procédure est clairement écrite et pourrait être comprise par un enfant de 8 ans (pour caricaturer).
• 3 – Révision et Mise à jour : une fois que les principales procédures sont documentées, il va falloir :
  • Mettre un rappel pour faire une révision de la procédure au max dans les 6 mois qui suivent la validation pour s’assurer que la procédure est toujours d’actualité et correcte.
  • Si elle n’est pas correcte, la mettre à jour.

7 – Everyone has a number = Chaque personne de l’équipe suit au moins un KPI

C’est l’outil final à mettre en place car il découle du cadre établi précédemment.

C’est grâce à ça qu’il y aura plus de responsabilité, de discipline et de gestion cohérente, et donc des résultats croissants.

Lorsque chacun sait où il en est et vers quoi il doit tendre, alors chacun assumera son rôle et la responsabilité qui en découle.

Conclusion – Personnaliser la méthode EOS à ton business

Pour conclure, voici quelques conseils pour personnaliser la méthode EOS à ton entreprise :

• L‘ordre de mise en place des outils peut varier en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise.
  • Il se peut que tu aies des chantiers urgents et dans ce cas, tu adapteras l’ordre.
• La méthode EOS est un processus continu :
  • Tu ne pourras pas mettre tout en place en même temps, ni de manière parfaite dès le début.
  • Il faut accepter de commencer par une partie, puis de tester, recommencer, se tromper, avancer.
• La méthode EOS est un outil puissant pour les entreprises :
  • Initialement, c’est un modèle plutôt utilisé dans les grandes entreprises, mais je sais que même pour une plus petite entreprise (qui est en forte croissance ou a une ambition de forte croissance ), c’est hyper rassurant d’appliquer cette méthode “clé en main”.
  • Cela va permettre de construire des fondations ultra-solides pour soutenir cette croissance.

Bien entendu, je serai ravie de connaitre ton avis et de t’aider à mettre tout ça en place dans ton business.

Pour qu’ensemble, on réalise tes ambitions !