Cet article est tiré d’un épisode de mon podcast « Réalise tes ambitions (sans te brûler les ailes) » .
Si tu préfères une version audio, file l’écouter ! 😉
Aujourd’hui on va parler recrutement, délégation, onboarding etc.
Parce que tu ne peux pas tout faire dans ton business, que tu vas vite te rendre compte de tes limites (surtout de temps) et que si tu veux te développer à la hauteur de tes ambitions, tu vas, tôt ou tard, être confronté à la question du recrutement.
Je te rappelle que le titre de mon podcast est “Réalise tes ambitions, sans te brûler les ailes” et clairement, déléguer est une bonne façon de te décharger d’une partie des tâches que tu ne veux (ou peux) plus faire mais également trouver des personnes plus compétentes que toi.
Ainsi, tu vas plus vite vers tes objectifs sans te cramer au passage.
Je vais donc t’expliquer les différentes étapes pour faire un recrutement dans les meilleures conditions possibles.
Étape 1 : Comprendre le rôle et les responsabilités
Avant de commencer la recherche de tes futurs collaborateurs, il est important que tu comprennes bien les rôles et les responsabilités que tu cherches à déléguer.
Alors commence par faire une liste des compétences et des tâches-clés que tu recherches chez un candidat idéal.
Par exemple, si tu es un coach business, tu pourrais rechercher un assistant virtuel qui peut gérer tes rendez-vous, ta boite email et tes factures.
Si tu es un créateur de contenu, tu pourrais rechercher un éditeur vidéo pour t’aider à produire des vidéos de meilleure qualité.
En identifiant clairement les compétences et les tâches que tu recherches chez un candidat, tu pourras cibler plus efficacement les personnes qui conviennent le mieux à ton entreprise.
Accountability Chart = L’organigramme
Pour rester sur la méthode EOS dont j’ai parlé dans les précédents épisodes/articles, commence par clarifier ta matrice de responsabilités ou ton organigramme. Peu importe comment tu l’appelles, l’essentiel étant de mettre sur “papier” (enfin sur un logiciel type Miro ou Whimsical), les différents pôles de ton activité actuelle :
Qui fait quoi (si tu as déjà des personnes dans ton équipe) ?
Tu peux aussi faire une version de ton entreprise dans un an et dans trois ans, pour visualiser très clairement l’évolution de ton équipe et des rôles que chaque recrue devra prendre en charge.
Comment aimerais-tu développer ton business et qui aimerais-tu avoir dans ton équipe ?
Cela va te permettre de te projeter et de mieux déterminer dans quel ordre tu vas recruter tel ou tel rôle.
En gros, c’est une phase d’analyse, de projection et de réflexion pour établir ta stratégie de recrutement sur les 1 à 3 ans à venir.
Quelle est la meilleure structure pour faire évoluer ton business dans la bonne direction dans les 6 prochains mois à 3 ans ?
On commence par là car ça va te permettre de prendre un grand pas de recul sur le business et de déterminer la bonne structure pour l’organisation.
On va donc identifier tous les rôles et les responsabilités et les organiser en département ou pôle (la Comm, le marketing, les ventes, la production, la livraison, le support client, le recrutement, la compta et le juridique…).
Une fois tous les rôles établis, on peut plus “facilement” mettre les bonnes personnes au bon endroit (« the right people in the right seats« ).
Évidemment, dans des structures de petites tailles, ces rôles sont remplis par le créateur de la boite et quelques prestataires dans un premier temps.
Voire uniquement le créateur au tout début.
Si c’est le cas, une bonne chose à faire (pas uniquement en période de recrutement d’ailleurs, car pour moi c’est une habitude hyper importante à mettre en place) c’est de tracker son temps.
Perso, j’utilise Toggl, mais tu as aussi Clockify.
En loguant tous les jours ce que tu fais, tu vas avoir une super idée de la répartition de ton temps.
Parfois ça peut faire peur, mais ça va te permettre de prendre conscience d’où passe réellement ton temps et de rééquilibrer tes efforts.
Tu vas aussi voir combien de temps tu passes à faire telle ou telle chose que tu pourrais facilement déléguer.
Et c’est pas parce que tu aimes faire une tâche que c’est à toi de la faire 😛.
A un moment, il faut se rendre à l’évidence, que ton temps est plus précieux et plus utile sur des tâches plus rémunératrices ou que tu ne peux pas déléguer et donc accepter de passer la main à quelqu’un qui sera ravi de le faire et le fera peut-être (normalement) bien mieux que toi.
Une fois que tu as bien identifié quel poste tu veux déléguer, il va falloir créer une fiche de poste détaillée.
Rédiger la fiche de poste
Pour créer une fiche de poste détaillée en freelance, il est important de suivre les étapes suivantes :
- Titre du poste : Le titre doit être clair et concis. Dans cet exemple, le titre pourrait être « Gestionnaire de communauté freelance ».
- Informations sur l’entreprise : Mission et valeurs
- Description du poste : décrit les principales missions et responsabilités du poste.
- Quelles sont les tâches qui vont être confiées à la personne ?
- Création et planification de contenu sur les réseaux sociaux
- Gestion des commentaires et des messages privés
- Élaboration et mise en place de campagnes publicitaires sur les réseaux sociaux
- Analyse des données et des performances des publications
- Veille concurrentielle et proposition d’idées innovantes pour améliorer la présence de l’entreprise sur les réseaux sociaux
- Coordination avec d’autres départements de l’entreprise pour assurer une cohérence de la communication et du branding sur tous les canaux de communication
- Dans cet exemple, le Gestionnaire de communauté freelance sera responsable de la gestion des réseaux sociaux d’une entreprise, de l’animation de la communauté en ligne et de la création de contenu.
- Quelles sont les tâches qui vont être confiées à la personne ?
- Résultats attendus sous 30-60-90 jours : Précise les résultats que le candidat doit atteindre dans les 30-60-90 premiers jours de travail.
- Dans cet exemple, les résultats attendus peuvent inclure une augmentation du nombre de followers, une augmentation de l’engagement sur les réseaux sociaux, et une amélioration globale de la stratégie de communication de l’entreprise.
- Profile recherché / Compétences requises : Énumérer les compétences-clés nécessaires pour réussir dans ce poste.
- Compétences d’état d’esprit et qualités (soft skills)
- Compétences métiers (hard skills)
- Compétences techniques
- Dans cet exemple, les compétences incluent une expérience avérée en gestion de réseaux sociaux, une excellente communication écrite et verbale et une capacité à travailler de manière autonome.
- Détails pratiques :
- Rémunération : souvent selon profil, mais si on a déjà une idée d’un tarif horaire par exemple, on peut le mettre directement (ça fait un premier tri).
- Temps de travail : partiel, complet, flexible ou pas etc.
- Type de contrat : freelance, cdd, cdi etc.
- Lieu : sur site ou à distance (si à distance, timezone à prévoir pour les horaires)
- Prise de poste : indique la date à laquelle le candidat retenu devrait commencer à travailler.
- Comment postuler : préciser en détail comment postuler pour le poste, l’idéal étant par un formulaire en ligne (on va voir pourquoi ensuite) et d’expliquer succinctement les différentes étapes de recrutement (sélection, test, entretiens à prévoir, etc).
On va compiler toutes ces informations sur une page du site internet ou sur une page Notion, comme ça se fait beaucoup en ce moment.
Maintenant qu’on sait qui on recherche et qu’on a posé toutes nos conditions “idéales”, notre budget etc., il va falloir trouver la perle rare.
Étape 2 : Recruter la bonne personne
Il va donc falloir diffuser l’annonce.
Pour diffuseur l’annonce, tu peux la diffuser via :
- Ta newsletter :
- Le meilleur moyen de trouver un candidat en accord avec tes valeurs est de trouver une personne qui est déjà dans ta communauté, qui te suit, qui connait déjà ton travail.
- Attention tout de même à l’ »effet star » (tu ne cherches pas une groupie, mais une collaboration efficace).
- Tes réseaux sociaux
- Des groupes Facebook adéquats (en fonction du profil recherché)
- Ton réseau
- Des plateformes de types Malt, Upwork, codeur.com etc.
Tu peux aussi faire des recherches sur LinkedIn et contacter directement des profils intéressants. Surtout si tu recherches un profil très précis.
Étape 3 : Automatiser le recrutement
Il n’est pas rare de recevoir des centaines de candidatures pour un poste d’assistante web par exemple.
Pour gagner du temps , tu peux automatiser une bonne partie du processus de recrutement.
Tu peux utiliser des outils comme Active Campaign pour créer des formulaires avec des filtres et des emails-types à envoyer pour les différentes étapes.
Par exemple, dans le 1ᵉʳ formulaire, tu peux poser des questions assez classiques et filtrer sur une des questions dont la réponse sera éliminatoire.
Pour une assistante, tu peux demander le tarif horaire minimum et créer un filtre qui exclura d’office, toutes les personnes qui répondent au dessus du budget que tu t‘es fixé.
Ça fera un premier écrémage.
Ensuite, tu crées un 2ᵉ formulaire plus poussé et tu donnes des exercices à faire pour faire un second tri sur les compétences.
Les personnes répondront sur un 3ᵉ formulaire que tu pourras étudier.
Cela devrait déjà te permettre de concentrer tes efforts de sélection sur les meilleures candidatures.
Cela retire aussi une grosse charge mentale et émotionnelle.
Tu pourras aussi automatiser les prises de rendez-vous pour les entretiens, les envois de réponses négatives, etc.
Une fois que tu as trouvé les candidats potentiels, utilise la méthode GWC (Get it, Want it, Capacity) pour déterminer s’ils ont les compétences, la motivation et la capacité d’assumer les responsabilités du poste.
La méthode GWC est un moyen efficace d’évaluer les candidats et de déterminer s’ils conviennent à ton entreprise.
Une fois que tu as fait ton choix final, il va falloir accueillir la personne dans ton entreprise.
Étape 4 : « Onboarder » et former la nouvelle recrue
Pour un travail en freelance et à distance, il est important de créer un guide d’onboarding détaillé pour expliquer la culture de ton entreprise, les attentes et les responsabilités du poste.
Tu peux également organiser une rencontre en ligne pour présenter ta nouvelle recrue à l’équipe et aux différents départements de l’entreprise.
Dans ton guide d’onboarding, tu devrais inclure les informations suivantes :
- Une présentation de l’entreprise et de sa mission,
- Les objectifs spécifiques du poste et les attentes de performance,
- Les outils, les logiciels et les systèmes que la nouvelle recrue devra utiliser,
- Les procédures de communication, de reporting et de gestion de projet,
- Les politiques de l’entreprise en matière de rémunération, de facturation et de paiement,
- Les politiques de confidentialité et de sécurité des données de l’entreprise.
Offre également une formation adéquate pour aider ta nouvelle recrue à réussir dans son nouveau rôle. Assure-toi que la personne dispose de toutes les informations nécessaires pour réussir dans son nouveau rôle.
N’oublie pas de rester en contact avec elle et de lui fournir un soutien continu tout au long du processus d’onboarding.
Encourage la communication ouverte et la rétroaction régulière (feedbacks) pour t’assurer que la personne se sent à l’aise et intégrée dans l’équipe.
Étape 5 : Évaluer et reconnaître la performance de ton équipe
Une fois que tu as recruté de nouveaux talents, il est important de suivre leur performance et de leur donner des feedbacks réguliers. C’est important pour savoir si le travail est à la hauteur de tes attentes et aussi des attentes de tes collaborateurs.
Délivrer des feedbacks réguliers permet d’améliorer la qualité du travail et l’implication.
Organise des évaluations régulières pour discuter des objectifs à court et à long terme.
Offre des avantages et des récompenses pour reconnaître les performances exceptionnelles.
Par exemple, si tu es un coach business, tu peux offrir des sessions de coaching supplémentaires à ton assistant virtuel qui a réussi à augmenter ton taux de conversion.
En reconnaissant et en récompensant les performances exceptionnelles, tu encourages les membres de ton équipe à exceller dans leur travail.
Étape 6 : Créer un environnement de travail agréable pour fidéliser tes collaborateurs
Pour attirer les meilleurs talents, tu vas devoir créer une culture d’entreprise fun et inspirante.
Offre des avantages tels que des horaires flexibles ou des week-ends de team building amusants.
Encourage tes employés à s’exprimer librement et à partager leurs idées.
En créant une culture d’entreprise amusante et inspirante, tu attireras les meilleurs talents et tu les encourageras à être créatifs et innovants.
Plus l’environnement de travail est agréable au quotidien, plus tes collaborateurs auront de plaisir à travailler avec toi, plus ils auront envie de rester à tes côtés et de se donner un max pour que le business fonctionne.
Grâce à ça, tu économiseras de l’argent car tu ne passeras pas ton temps à remplacer tes collaborateurs.
C’est comme pour les clients, c’est moins énergivore de fidéliser tes clients que d’en chercher de nouveaux.
Conclusion
Voilà c’est tout pour aujourd’hui et c’est déjà pas mal d’informations à digérer.
On a donc vu :
- Comment identifier les tâches et les rôles à déléguer,
- Comment créer une fiche de poste,
- Comment diffuser ton annonce,
- Comment automatiser le processus de recrutement pour gagner du temps,
- Comment accueillir (onboarder) ta nouvelle recrue,
- Et enfin comment créer un environnement de travail fun et inspirant pour fidéliser ton équipe.
En suivant ces conseils, je n’ai aucun doute sur le fait que tu trouveras les meilleurs talents pour ton business.
Chaque personne que tu recrutes est un investissement dans l’avenir de ton entreprise !
En construisant une équipe solide et performante, tu pourras te développer de manière durable et réaliser tes ambitions !
Pour qu’ensemble, on réalise tes ambitions !